Fattibilità giuridica delle firme elettroniche nella Repubblica di Panama

Dato lo stato di emergenza dichiarato dal governo panamense a causa della pandemia di COVID-19, gli ordini di rimanere a casa emanati dalle autorità sanitarie e il distanziamento sociale essenziale per controllare il contagio, gli strumenti tecnologici che permettono alle aziende di operare a distanza sono vitali.

La Legge 51 del 22 luglio 2008 ha disciplinato l'uso dei documenti elettronici, delle firme elettroniche, dei servizi di archiviazione dei documenti elettronici, la certificazione delle firme elettroniche e ha adottato altre misure per sviluppare il commercio elettronico. La Legge 51 del 2008 è stata successivamente modificata dalla Legge 82 del 9 novembre 2012 e regolamentata con il Decreto esecutivo n. 684 del 18 ottobre 2013.

La Legge 51 del 2008 definisce la «firma elettronica» come il «metodo tecnico per identificare una persona e indicare che tale persona approva le informazioni contenute in messaggi di dati o documenti elettronici».

Ai sensi della Legge 51 del 2008, le firme elettroniche sono meccanismi validi a Panama per prestare il consenso ad accordi o sottoscrivere documenti o operazioni giuridiche, purché siano soddisfatte le seguenti due (2) condizioni (stabilite dall'articolo 8 della legge): (i) la disponibilità di un metodo per identificare l'autore del messaggio di dati e indicare che il contenuto è approvato, e (ii) che tale metodo sia appropriato e affidabile per lo scopo per il quale il messaggio è stato generato e comunicato.

È importante sottolineare che le firme elettroniche sono diverse dalle firme digitalizzate, queste ultime usate frequentemente per condividere, per via elettronica, versioni in formato PDF (Portable Document Format) di documenti recanti firme autografe. In questo senso la Legge 51 del 2008 definisce la firma digitalizzata o scansionata come «un'immagine del disegno di una firma autografa, cioè il risultato della sua scansione. Questo tipo di firma non è, in nessun caso, una firma elettronica qualificata».

La Legge 51 del 2008 non solo riconosce validità giuridica a una firma elettronica – a differenza di una firma digitalizzata – purché siano soddisfatte le due condizioni citate, ma crea inoltre la possibilità di innalzare lo standard di efficacia e di effetto giuridico riconosciuto alla firma elettronica ipso jure, ricorrendo alla cosiddetta «firma elettronica qualificata».

L'articolo 8 della Legge 51 del 2008 già citato stabilisce che le due condizioni affinché le firme elettroniche siano giuridicamente vincolanti si presumono ipso jure nel caso di una firma elettronica qualificata supportata da un certificato rilasciato da un prestatore di servizi di certificazione debitamente autorizzato dall'Autorità nazionale per le firme elettroniche (in spagnolo «Dirección Nacional de Firmas Electrónica»).

Ma che cos'è esattamente una «firma elettronica qualificata»?

La Legge 51 del 2008 la definisce come una «firma elettronica la cui validità è garantita da un certificato elettronico qualificato che:

• Consente l'identificazione del firmatario e di rilevare qualsiasi modifica successiva del contenuto firmato.
• È collegata in modo univoco al firmatario e ai dati ai quali si riferisce.
• È stata creata mediante dispositivi sicuri per la creazione di una firma elettronica, che sono sotto il controllo e il possesso esclusivi del firmatario.
• È stata creata attraverso l'infrastruttura di un prestatore di servizi di certificazione registrato presso l'Autorità nazionale per le firme elettroniche.

Affinché venga generata una firma elettronica qualificata deve intervenire una terza parte indipendente nota come «prestatore di servizi di certificazione». Questa terza parte collegherà un dispositivo che genera un algoritmo di convalida dell'identificazione del firmatario e del suo consenso all'atto cui la firma elettronica è apposta. Tale terza parte indipendente deve essere registrata presso l'ente regolatore di tutte le materie relative alle firme elettroniche nella Repubblica di Panama: l'Autorità nazionale per le firme elettroniche che, ai sensi della Legge 82 del 9 novembre 2012, fa parte del Registro Pubblico di Panama.

Attualmente una persona interessata a ottenere una firma elettronica qualificata a Panama può registrarla presso l'Autorità nazionale per le firme elettroniche che, in quanto autorità di regolazione, ha attivato questo registro.

La firma elettronica qualificata, come definita in precedenza, conferisce il massimo livello di certezza giuridica quanto al fatto che il firmatario sia la persona indicata nel certificato qualificato e che il suo consenso sia stato espresso tramite un messaggio di dati. In tal modo la Legge 51 del 2008 equipara tale firma elettronica qualificata a una firma autografa autenticata davanti a un notaio, che a tutti gli effetti ne certifica l'autenticità. Ciò nonostante, una firma elettronica qualificata non conferisce tale certezza riguardo alla data, a meno che questa non sia attestata tramite marcatura temporale (timestamping), fornita da un prestatore di servizi di certificazione registrato. La marcatura temporale è un meccanismo online che dimostra che determinati dati esistono, e non sono stati alterati, da un momento specifico nel tempo. Per avere certezza della data in cui un documento elettronico è stato firmato, occorre incorporare un meccanismo di marcatura temporale, oltre alla firma elettronica qualificata, in modo da certificare contemporaneamente la data della sua esecuzione e consegna.

Per le aziende che desiderano ottenere firme elettroniche qualificate che permettano ai propri dipendenti di firmare per conto dell'azienda, è importante tenere presente l'articolo 15 della Legge 51 del 2008, che stabilisce che «i certificati elettronici delle persone giuridiche sono richiesti per i dispositivi elettronici utilizzati in un'azienda, come computer, server e altri, e devono essere richiesti dalla sua direzione o dal rappresentante legale debitamente autorizzato e con sufficiente capacità». L'azienda può tuttavia stabilire le restrizioni e i limiti che ritiene opportuni per l'uso delle firme elettroniche da parte di ciascun firmatario. È importante anche ricordare che la Legge 51 del 2008 stabilisce espressamente che, se un firmatario usa la firma elettronica per conto dell'azienda in violazione delle restrizioni o dei limiti da questa imposti, l'azienda sarà vincolata nei confronti dei terzi solo se riconosce o ratifica tale atto, o se ne trae beneficio. Quanto alla responsabilità giuridica di una persona che ricorre all'uso della firma elettronica per conto dell'azienda, se tale persona compie atti in violazione dei limiti o delle restrizioni imposti dall'azienda nell'uso della firma elettronica e contro gli interessi dell'azienda, gli effetti di tale atto saranno opponibili alla persona che ha accesso al dispositivo per la creazione di firme elettroniche o ne è in possesso, la quale può a sua volta agire legalmente contro il terzo che abbia di fatto fatto un uso improprio della firma elettronica dell'azienda, qualora si tratti di una persona diversa da tale dipendente.

Sebbene questa legge sia stata emanata nel 2008, ha avuto relativamente poche applicazioni pratiche, così come pochi o nessun precedente giurisprudenziale da parte dei tribunali panamensi. È probabile che, a causa di tale mancanza di precedenti giudiziari, le aziende siano state riluttanti a adottare la firma elettronica come metodo per sottoscrivere documenti giuridici, nell'incertezza su come la magistratura panamense interpreterà in definitiva le disposizioni della Legge 51 del 2008. Tuttavia, date le attuali circostanze legate al COVID-19, strumenti tecnologici come le firme elettroniche sono senza dubbio opzioni giuridicamente disponibili per una maggiore efficienza e un vantaggio competitivo. Proprio per questo riteniamo che le autorità panamensi dovrebbero, senza indugio, riconoscere e accogliere le disposizioni e i meccanismi creati dalla Legge 51 del 2008, al fine di creare un contesto di certezza del diritto riguardo all'uso delle firme elettroniche. Ciò permetterà agli operatori del mercato di adottarle per contribuire ad attenuare gli effetti della crisi sanitaria che Panama, e di fatto il mondo intero, sta attualmente affrontando.

Pablo Epifanio, senior associate, Morgan & Morgan

pablo.epifanio@morimor.com

Autore: Pablo Nuñez